El Ciclo de Vida del empleado: Como evitar el impacto de la alta rotación de personal sobre tus operaciones

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Ciclo de vida del empleado¿Sabes qué es el ciclo de vida del empleado y qué puede hacer en tu empresa?

Pongámoslo así: Toda compañía exitosa alcanza el zénit de sus operaciones a través de la colaboración de muchos talentos. En este sentido y en un escenario ideal, querrás contar siempre con la mejor calidad humana combinada con el más alto perfil profesional para obtener lo mejor de tu emprendimiento.

Asimismo, también querrás que tus empleados se identifiquen tanto como tú con tu marca; porque eso garantiza que se quedarán un largo tiempo a tu lado para dar lo mejor de sí en beneficio de la compañía.

Sin embargo, sabemos que este es un escenario meramente ideal y que la realidad siempre presenta matices y bemoles que no siempre estamos en capacidad de manejar sin ayuda. Momentos de transición y coyuntura como reestructuraciones; alianzas; ventas de acciones; cambio de ramo; expansiones; cierre; quiebra y similares se cuentan entre ellos.

Y en cada uno de estos escenarios es justamente nuestro personal quien termina sufriendo el grueso de los embates del cambio. Dicho en otras palabras, el común denominador en todos estos escenarios es la alta rotación de personal.

En todo caso, la alta rotación de personal tiene fuertes impactos sobre tus operaciones. Descúbrelos y aprende a traducirlos en puro provecho para tu empresa.

¿A qué se le conoce como alta rotación de personal?

Esta es una pregunta que se responde en términos matemáticos: Cuando tienes un porcentaje de contratación de personal que es prácticamente el mismo que el del personal que se retira en un corto período de tiempo; estás mostrando indicadores de alta rotación de personal.

Tal porcentaje puede ser tan cerrado como del 7% de diferencia entre despido/renuncia y nueva contratación; y puede extenderse hasta un máximo del 10% si manejas una nómina pequeña; 18-23% si es mediana; y hasta del 25% si es grande.

Ciclo de vida del empleado y alta rotación de personal: Ejemplo práctico

Supón que tienes una PYME que comenzó a rendir beneficios interesantísimos gracias a tu presencia en las redes sociales. Por esa razón, a finales del año 2016, decidiste contratar a un Community Manager que a los 3 meses renunció. Luego contrataste a otro al que tuviste que dejar ir a los 7 meses; y luego, contrataste a otro más quien a la fecha de revisión fiscal, tampoco da muestras definitivas de cumplir con los objetivos del cargo.

Cuando revisas las estadísticas de desempeño del cargo por cierre de período fiscal; te das cuenta de que:

  • Ninguno de tus contratados ha siquiera completado su curva de aprendizaje al momento de la revisión de cierre de año.
  • Triplicaste el esfuerzo en hacer el mismo proceso de selección y con ello, aumentaste paralelamente los costos operativos asociados.
  • No se alcanzaron las metas relacionadas con el cargo; y
  • Básicamente, perdiste tiempo; dinero y esfuerzo porque no cosechaste ningún resultado completo, positivo para tus balances.

Entonces, la sensación generalizada que experimentas es la de vivir en un estado  de contratación perenne; una especie de loop corporativo o déjà-vu que repite procesos de selección que no te dan los resultados que buscas.

Si tu caso es similar a este, entonces te conviene revisar qué y cómo estás llevando a cabo tus procesos de selección de personal desde una visión de helicóptero. Partamos desde el ciclo de vida útil del empleado para darle asidero.

El Ciclo de Vida Útil del Empleado

En principio, el ciclo de vida útil del empleado es un proceso dinámico; continuo y  fluido que se divide en 5 etapas: Reclutamiento; inducción o integración; desarrollo; retención y separación.

Reclutamiento

Para los efectos prácticos y legales de las partes interesadas, el inicio efectivo del ciclo de vida útil del empleado se marca con la contratación. Sin embargo, para llegar a ese punto; debemos echar un poco atrás el reloj con los eventos previos que nos llevan hasta ahí.

Entonces, el ciclo de vida útil del empleado realmente inicia en la necesidad de contratar un candidato para llenar una vacante en la empresa. Para ello, se lanza una convocatoria de reclutamiento de candidatos que llenen un perfil especializado; con parámetros específicos que satisfagan las necesidades de la empresa. Con este fin, aplicamos técnicas de búsqueda activa para descubrir prospectos de interés que pasen a la fase de evaluación. Eventualmente, este proceso desembocará en una contratación efectiva.

Ahora bien, ¿por qué contamos los procesos previos a la contratación? Pues porque en esta fase generalmente encontramos gran parte de los problemas que desembocan en la alta rotación del personal.  Ya veremos por qué.

Inducción o Integración

Una vez hemos seleccionado y contratado al candidato, inicia la fase de inducción. En ella se presenta la cultura de la compañía y se instruye al contratado sobre las funciones, tareas y expectativas ligadas al cargo que ocupa. En paralelo, se fomenta el sentido de pertenencia, se brinda acompañamiento y comienza el proceso de ganar mutua confianza.

Cabe señalar que este período puede variar dependiendo del tipo de cargo; experiencia del contratado; tareas asociadas y otros factores particulares. Sin embargo, se estima que este proceso dure al menos una semana; y finaliza con la incorporación formal y completa del empleado a sus labores. Asimismo, a este período lo sucede la fase de desarrollo.

En este punto, resaltamos que existen compañías cuyo período de inducción es prácticamente nulo. La lógica corporativa detrás de este razonamiento es que se considera que el empleado tiene las capacidades de ir descubriendo y asimilando los ritmos corporativos ‘en caliente’.

Aunque este comportamiento es legal y permitido; generalmente causa ruidos que interfieren con el hacer diario de la compañía. Tanto es así que en este modelo de empresas se registra cierto despunte en la deserción voluntaria en esta fase. Y de no aplicar correctivos, puede convertirse en malestar general que desemboca en alta rotación de personal.

Desarrollo

Al finalizar la fase de inducción, comienza enseguida la de desarrollo. En ella, el empleado demuestra sus capacidades; destrezas; habilidades y disposición a integrarse y a aportar valor a la empresa.

Asimismo, la empresa por su parte también muestra sus cartas y abre los canales para dejar que la relación prospere y mientras lo hace; evalúa de manera constante el desempeño del empleado. En esta etapa, la empresa estudia la posibilidad de compensar al empleado con beneficios adicionales al sueldo y salario tales como actualizaciones; especializaciones; promociones; bonos e incentivos que favorecerán su desempeño y carrera dentro de la compañía.

Si esta etapa pudiese bautizarse, su nombre sería sinceramiento. Ocurre que en ella, ambas partes descubren y conocen lo bueno; lo malo; lo mejorable y lo deseable del otro. Igualmente, ambas partes evalúan el futuro conjunto y sopesan las oportunidades que el panorama ofrece a mediano y largo plazo.

Generalmente, esta etapa dura aproximadamente un año contado a partir de la contratación y al término del mismo; se inicia otra etapa interesante en el ciclo de vida del empleado: La fase de retención.

En resumen, la etapa de desarrollo es la coyuntura donde ambas partes deciden si avanzar o darle fin a la relación laboral. Y por supuesto, en caso de que ambos decidan continuarla, se abre paso a la siguiente fase. Por ello resulta crucial y definitiva para ambos extremos.

Retención

Seguido, llega el momento crítico o de mayor auge en la curva del ciclo de vida del empleado. Para la empresa, este punto representa el inicio de una relación a largo plazo donde el empleado pasa a ser personal fijo; y en donde la satisfacción laboral de ambas partes es la premisa.

De igual manera, es aquí donde la probabilidad de deserción laboral es más alta. Ya ambos extremos se conocen ampliamente y esperan grandes retribuciones a cambio de la inversión que para ambos representa continuar con la relación laboral.

En este sentido y por una parte, el empleado deja de lado otras oportunidades interesantes para su desarrollo profesional en pos de satisfacer las demandas de la empresa.

Por otra parte; la empresa espera ver retribuido la inversión monetaria que representa mantener al empleado en sus filas. Y en ambas partes, comienzan a surgir más y más exigencias y demandas para garantizar óptimos niveles de satisfacción, los mismos que ambos buscan desde el inicio de la relación laboral. Otra cosa a señalar de esta etapa, es que es indefinida en el tiempo a menos que se indique lo contrario en contrato.

Finalmente, cabe resaltar que lograr que la relación laboral llegue a esta fase implica un logro que muchas veces no se reconoce en su justa medida. Por esta razón, se hace necesario que ambos lados lleguen a acuerdos honestos y realistas; y se aboquen a dar cumplimiento en lo que se comprometen a lograr. De esta forma, se evita que la alta rotación del personal amenace con desestabilizar el clima laboral de tu compañía, y termine por hacerla poco atractiva y rentable.

Separación

Por último, llegamos a la fase final del ciclo de vida del empleado: La separación. Esta puede puede obedecer a factores múltiples que van desde la insatisfacción; hasta el cierre natural del ciclo de vida en el que incluso los decesos se contemplan. De la parte de la compañía, la fase de separación consiste en el manejo y explotación inteligente de las razones que conducen a la desincorporación del empleado; y los recursos asociados a ello.

Esta etapa pudiese derivar en duelo para todos los involucrados; y deja a su paso una enseñanza que conviene capitalizar para futuras contrataciones. En caso de que lo permitan las circunstancias, es momento propicio para aplicar un cuestionario honesto sobre la experiencia general del empleado que se marcha donde las recomendaciones deben ser el plato fuerte. Cada comentario recogido puede prevenir que la alta rotación de personal que tanto dinero cuesta asome la cara por tu corporación.

Aprovecha este ciclo natural para detectar a tiempo factores que crean ruido en tus filas, y evitar que la alta rotación de personal se apodere de tu dinámica laboral. Veamos ahora los impactos que ella crea.

Impactos de la alta rotación de personal sobre tus operaciones

De entrada, salta a la vista el impacto económico. De acuerdo a las estadísticas, el proceso de selección y contratación representa una inversión que va desde el 20% del paquete laboral a ofrecer al candidato. Y eso tomando en cuenta únicamente las capas de bajas a intermedias en la pirámide laboral.

En ese mismo orden de ideas, el costo de la alta rotación de personal puede alcanzar topes tan altos como el 150% del sueldo dispuesto para cada puesto vacante. Y esto solo incluye gastos operativos asociados que se limitan a la coyuntura del reemplazo del personal.

Y hablando de reemplazos, se hace necesario recalcar que sus gastos operativos asociados no se limitan al plano económico; sino que se extienden al aspecto humano y de ahí, pasan factura sobre la moral de los grupos de trabajo, y el clima laboral de la empresa en general.

Mira el cuadro completo: Tus demás empleados se ven forzados a cubrir y absorber tareas y actividades ajenas a sus funciones mientras pasan por la reacomodación a la nueva realidad; y esperan mientras se llena el cargo vacante. Y esto a la larga, puede crear cansancio y resentimiento, especialmente si se repite el mismo proceso una y otra vez en un período corto de tiempo.

Por último, cabe resaltar que la alta rotación de personal trae como consecuencia indeseada la falta de consolidación grupal. La disrupción al flujo de trabajo y el reemplazo constante de personal no crea un ambiente propicio donde los seres humanos que ocupan los cargos compartan suficientemente como para crear compañerismo y sinergia.

 

¿Sugerencias?

  • Crea planes alternativos de reconocimiento

Si por motivos operacionales te encuentras limitado para dar bonificaciones en metálico, existen otras vías para compensar la lealtad y dedicación de tus empleados. Estos pueden incluir días de descanso programados; cupones; sorteos de planes vacacionales o de tecnología; entradas al cine/teatro; actividades de esparcimiento. Apóyate en tu red de aliados comerciales, y deja que la creatividad te ayude a fomentar un ambiente propicio.

  • Incluye especializaciones y actualizaciones

Tal como decía Henry Ford, sólo hay algo peor que formar a tus empleados y que se vayan… no formarlos y que se queden. Tiene mucho sentido si lo analizas bien. Premia a tus empleados más destacados con actividades de formación profesional; y si son ellos quienes se te acercan para hacerte propuestas relacionadas con sus funciones dentro de la empresa, ¡escúchalos! Probablemente te ofrezcan perspectivas y alternativas que se te escapan.

  • Cumple

Si en tus paquetes de contratación ofreces revisiones constantes y ajustes salariales a tiempos determinados, cúmplelos. Si ofreces planes alternativos de reconocimiento; así sean sencillos cupones de descuento o material POP como reconocimiento; no inventes contraofertas para librarte del compromiso que hiciste. Esto a la larga se revertirá en tu contra, y te sumirá en un escenario donde la alta rotación de personal puede asomar su cara… e instalarse para tu descontrol.

  • Incluye herramientas automatizadas para el control del ciclo de vida del empleado.

Con ellas, lograrás ver estadísticas; hacer recuento de tus intereses y parámetros de búsqueda y de cumplimiento; promediar la vida útil de tus empleados en la empresa; detectar comportamientos perniciosos en fases tempranas y aplicar correctivos. Existen en el mercado amplias opciones que podemos ayudarte a contemplar.

Por nuestra parte, nos hacemos eco del proceso del ciclo de vida del empleado para hacerte una recomendación final: Procura detectar, explotar y capitalizar las verdaderas potencialidades de tus candidatos desde la entrevista inicial. Toma notas, indaga, averigua. Apóyate en las redes sociales, y no tengas miedo en profundizar la investigación a sus referencias. Con ello, detectarás señales tempranas que te darán luces sobre las capacidades y talante de los candidatos que responden a tus convocatorias; y además, jugarás una posición adelantada para evadir la alta rotación de personal.

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