4 claves definitivas para la Automatización del Proceso de Presupuesto

automatización del proceso de presupuestoLa planificación y el presupuestación son procesos contables y financieros formales de toda organización que hacen posible la predicción de su solidez. Sin embargo, la automatización del proceso de presupuesto no siempre está en el enfoque principal del departamento de finanzas.

Esto encarece y ralentiza la creación de los presupuestos necesarios para garantizar el éxito económico de las empresas. Ahora bien, ¿qué se entiende por automatización del proceso de presupuesto?

La automatización del proceso de presupuesto consiste en la mecanización y optimización de una serie de técnicas y actividades que organizan y armonizan la actividad contable y financiera de las empresas.

El principio de la automatización del proceso de presupuesto es único: Dado que las actividades y tareas contables y financieras se repiten inexorablemente; su carga, cálculo y conciliación tradicional quita mucho tiempo valioso.

Con la automatización del proceso de presupuesto; el tiempo de consecución de estas tareas se reduce considerablemente. Esto mejora significativamente la eficiencia y la eficacia los tiempos de entrega de los asientos; reduce el error humano y los costes asociados a las actividades de carga; organización y cálculo.

Las razones por las cuales la automatización del proceso de presupuesto sigue sin ser parte del enfoque principal del departamento de finanzas van desde el desconocimiento hasta la simple resistencia al cambio. Es momento entonces de encontrar razones de peso para hacerla parte esencial del enfoque.

Hojas de cálculo vs. Automatización del Proceso de Presupuesto

Cuando la empresa planifica su futuro basa sus proyecciones sobre un presupuesto anual. Con este procedimiento, además de pronosticar el comportamiento de un conjunto de variables de forma pasiva; tenemos la capacidad de tomar decisiones orientadas que nos permite influir sobre los resultados económicos de la empresa.

En pocas palabras, el proceso de presupuesto nos permite crear planes de acción financiera que nos encaminan primero hacia la viabilidad; y luego, hacia el éxito económico. Este principio básico nos ayuda a tener en nuestras manos el futuro de la empresa.

Sin embargo, todavía son muchas las gerencias que emplean hojas de cálculo para el proceso presupuestario; y por falta de unicidad de sistemas; el documento del presupuesto corre el riesgo de estar incompleto o quedar obsoleto al mismo momento cuando se finaliza.

El uso de hojas de cálculo se vuelve todo un tormento para cualquier organización en su gestión financiera: El riesgo de cambiar plantillas; cambios de última hora; versiones múltiples, etc., presentan la incertidumbre de saber cuál es la finalmente la información correcta que debemos utilizar.

Con este panorama, lo más lógico y viable es eliminar el uso de este tipo de herramientas como soporte único de presupuesto. La experiencia indica que las empresas que se aferran a este sistema quedan a merced de las vicisitudes internas y externas y así; se hace incapaz de impulsar el rendimiento de su negocio.

Automatización del proceso presupuestario

La automatización en los procesos de presupuesto brinda los Departamentos de Contabilidad; Finanzas; Tesorería y Tributos mecanismos ágiles e intuitivos para la contribución; seguimiento y supervisión de actividades que afectan los distintos presupuestos.

Entonces, la automatización del proceso de presupuesto consolida y coordina la información de la organización para que esta responda a los planes estratégicos de la empresa.

Adicionalmente, existen estas 4 claves definitivas que corroboran por qué es una idea decidirte por la automatización de los procesos de presupuesto de tu empresa:

1. Centralización

Establecer un modelo centralizado en un entorno unificado permite la participación de todos los usuarios. De esta forma, los presupuestos de costes de cada unidad involucrada en la producción se pueden monitorear con mayor facilidad; y todo esto conlleva a la mejora en el control de la información.

2. Análisis de escandallo

Los análisis de escandallo consisten en calcular el coste real de un producto para, a partir de ese número; establecer un precio de venta con un margen de ganancias atractivo a la empresa.

Con la automatización del proceso de presupuesto, los análisis de escandallo se hacen sin apenas intervenir en el cálculo; y además, se pueden hacer simulaciones en cuanto a variaciones de precios aplicable sobre cada elemento de materia prima; y por cada producto o grupo de productos y así realizar proyecciones más acertadas.

3. Reducción de tiempo

Con un sistema automatizado la elaboración del presupuesto se agiliza considerablemente porque se eliminan errores humanos en la transmisión de la información.

Un reporte que antes duraba semanas en constituirse y consolidarse se reduce a días, o incluso, horas. La automatización del proceso de presupuesto permite la conexión directa con sus fuentes de datos, y permite la realización de proyecciones bastante certeras.

4. Eliminación de la duplicidad

Con la automatización de los procesos de presupuesto, se unifica y actualiza inmediatamente la información disponible para todos los departamentos interesados. La redundancia de datos se elimina, lo cual aumenta la confiabilidad de los resultados obtenidos.

Ventajas de la Automatización del Proceso de Proceso de Presupuesto

Gracias a la automatización del proceso de presupuesto, se abandonan las hojas de cálculo como método principal de recopilación de datos de las unidades de negocio; y para los gerentes en general.

Cada empresa tiene distintos presupuestos de acuerdo al número de unidades involucradas en su elaboración. Sin embargo, para lograr una correcta gestión de los presupuestos; se debe conocer cada uno de ellos para tener una visión panorámica del rumbo que lleva la empresa. Los gerentes precisan entonces de consolidar toda la información proveniente de las distintas fuentes.

Asimismo, la automatización permite sincronizar de forma transparente el presupuesto de venta con el presupuesto financiero. Con esto, se logra que las previsiones de ventas vayan de la mano con la estrategia empresarial.

Lograr esta consolidación se hace cuesta arriba sin una plataforma automatizada e integrada que agilice toda la información que se necesita en cada etapa. Las organizaciones más productivas han logrado integrar el presupuesto con el reporting financiero a la vez que lo hace con otras aplicaciones de análisis predictivo.

Pocas empresas pueden ejecutar todas estas actividades de forma coordinada sin la automatización de los procesos. El margen de error se amplifica en las operaciones de carga manual; y se reducen al contar con una plataforma automatizada.

Además, establece instrumentos de evaluación del personal directivo en cuanto al grado de cumplimiento de los objetivos preestablecidos por la coordinación general. Por lo tanto, la automatización del proceso de presupuesto logra coordinar e integrar el comportamiento futuro de las áreas de responsabilidad.

Fusionworks y tus presupuestos

Si todavía no has implementado un sistema automatizado de presupuesto en tu organización, te aconsejamos que lo hagas a la brevedad posible. La automatización del proceso de presupuesto te ayuda a detectar problemas e incoherencias entre objetivos y planes de acción en las distintas unidades de la organización; simplifica tu trabajo y el de tu personal.  Contáctanos aquí para darte más detalles.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *