4 mejores prácticas para acelerar sus cierres de fin de mes

automatización de ventasEl proceso de reconciliación de cuentas es una de las principales razones por las cuales ocurren retrasos en los cierres de fin de mes en la mayoría de las compañías. En este artículo, Jorge Mejía, CPA, ofrece 4 mejores prácticas para acelerar el cierre de fin de mes en cualquier Departamento de Contabilidad y evitar convertirlo en una extensa experiencia mensual.

 

Reconciliación de Cuenta

 

El Reto– Leí un artículo que citaba que la razón principal por la cual el cierre de libros se retrasa en la mayoría de las compañías es por el proceso de reconciliación.  Esto significa no solo reconciliar las cuentas de banco y tarjetas de crédito sino también, reconciliar todas esas subsidiarias que entran en el Mayor General (GL, en inglés), que en su mayoría no son parte de una suite integrada y están conectadas por medio de integraciones complejas, con sus cuentas GL correspondientes. 

La Mejor Práctica– Lo mejor que puedes hacer para las reconciliaciones es ser proactivo.  Para reconciliaciones de tarjetas de crédito y cuentas de banco, por ejemplo, no esperaría a fin de mes para reconciliar.  Tal vez una reconciliación semanal es la mejor manera de proceder.  Estamos en una era que todo está En Línea no hay necesidad de esperar a fin de mes para reconciliar esas cuentas.  Hable con su banco y asegúrese de que pueda descargar sus transacciones electrónicamente para cualquier periodo que necesite. Suba esas transacciones  a su software de   Planificación de Recursos Empresariales (ERP, en inglés) y las reconcilia semanalmente. Si no tiene un módulo de banco o tarjetas de crédito, entonces debe de comenzar por ahí.  Para el fin de mes, deberá tener el 75% de sus transacciones reconciliadas. Al menos para mí, eso es lo suficiente para considerar acertados mi mes y números.

ERP legacy:Lo otro que recomendaría es obtener un módulo de reconciliación de cuenta.  Esto es una aplicación que va más allá que un módulo de reconciliación de banco.  Un módulo moderno de reconciliación de cuenta es una herramienta de múltiple usuario en donde las reconciliaciones son asignadas a una persona o equipo en específico.  La aplicación rastrea el estatus de cada reconciliación, madura los ítems de reconciliación y alerta de manera proactiva, mediante flujos de trabajo, siempre que un ítem de reconciliación es material o no se haya reconciliado por mucho tiempo.  Con el que yo estoy familiarizado es con el  Servicio de Reconciliación de Cuenta en la Nube de Oracle.  Los clientes que lo están utilizando están muy satisfechos con las eficiencias y controles logrados. 

Otra mejor práctica es delegar el proceso de reconciliación a las áreas funcionales. Por ejemplo, poner al gerente de almacén a reconciliar la cuenta de inventario.  Ellos son los que saben las transacciones que se llevan a cabo y las situaciones que pueden ocurrir que en cambio resulten en diferencias con el libro de contabilidad.  Este es el caso perfecto para utilizar el módulo de reconciliación.  El Gerente de Almacén reconciliará el inventario utilizando el módulo de reconciliación y el Departamento de Contabilidad tendrá visibilidad completa del proceso y también tendrá controles automatizados para asegurar la exactitud en sus números.

Proceso de Facturación

El Reto– Típicamente, hay muchas entradas de jornal que dependen de los ingresos generados durante el periodo que se va a cerrar.  En Fusionworks por ejemplo, hay impuestos por volumen y compensaciones variables que dependen de los ingresos. Si el proceso de facturación se atrasa, esas entradas también se atrasan y como consecuencia, el proceso de cierre también se atrasa.   

La Mejor Práctica – Yo trabajé en una compañía pública de tecnología global en donde aprendí algunas cosas.  Una cosa que aprendí fue utilizar estimados para acelerar los cierres.  Ellos tenían una fecha límite pre-establecida (típicamente una semana antes del fin de mes). Para la fecha límite, generaban un informe con las facturaciones del mes hasta la fecha.  Entonces, dividían los ingresos entre los días del mes hasta la fecha límite y multiplicaban el resultado por el número total de días en el mes.  Registraban los ingresos utilizando ese número estimado o proyectado por así decirlo, mediante una entrada a jornal de reversión.  Como tal, literalmente habían cerrado la cuenta de ingresos antes del fin de mes.  Todos los valores devengados dependientes entonces se podían procesar.  Al hacer esto, le recortaban al menos dos semanas  a su ciclo de cierre.  Revertían la entrada a jornal y reconocían los ingresos reales el próximo periodo.  Si la metodología se utiliza de manera contante, provee gran eficiencia y una visibilidad súper rápida para los que toman las decisiones.

Gastos Devengados A Fin de Mesagencias de publicidad

El Reto – reconocer todos los gastos incurridos aún cuando no hayas recibido las facturas. Igual que usted, la mayoría de sus proveedores también le enviarán sus facturas cuando corran su facturación de fin de mes.  Típicamente esto es un problema mayor para los servicios como seguridad, consultoría, utilidades, facturación por uso como fotocopiadoras, etc. No va a esperar que todos su proveedores le facturen para cerrar sus libros.

La Mejor Práctica – Espero que tenga un  ERP relativamente moderno que le permita emitir órdenes de Compra (PO, en inglés) y recibir bienes.  La mayoría de los ERPs están construidos para permitir recibos de inventario y para acumular por dichos recibos antes de procesar la factura.  También permiten un proceso de tres vías de cotejo que mejora los controles y permite revertir la acumulación adecuada y reconocer la cuenta por pagar. La misma funcionalidad se puede utilizar para gastos.  Puede configurar esta funcionalidad y poner a las áreas funcionales en toda su organización a realizar “Recibos de Servicio”.  En dicho instante, ya que el recibo  típicamente se hace en unidades , no dólares, tiene que establecerlo en la orden de compra inicial asignándole el precio a sus unidades de un dólar cada una.  De esa manera, cuando los recibidores “reciban las unidades”, estarían registrando la cantidad dólar que esperan ser facturados por el  proveedor.

Sistemas No Integrados

El Reto – De manera ideal quisiera operar en un ambiente integrado en donde todas las subsidiarias hacen las entradas al GL sin dificultad.  Cuando este no es el caso, la mayoría de las compañías necesitan descargar informes de transacción, llevarlas a Excel y crear entradas de jornal. Luego publicarlas ya sea de manera manual o importándolas al GL.  Estas transformaciones manuales consumen tiempo y están propensas a errores.

Microsoft Power BILa Mejor Práctica – En Fusionworks hemos migrado todos nuestros módulos operacionales a una plataforma integrada, NetSuite, excepto la nómina.  La estaremos migrando en el futuro, pero mientras tanto, necesitamos publicar las entradas de jornal relacionadas a la nómina en NetSuite.  Publicar esas entradas al jornal de manera oportuna es crítica.  NetSuite es un sistema de contabilidad en línea en donde puedo ver nuestra posición de efectivo en tiempo real, pero no si no publico las entradas de jornal de nómina.  Transformar esa entrada de jornal que viene de QuickBooks le estaba tomando tiempo valioso a nuestro Supervisor de Contabilidad y se estaba tardando mucho en hacerlo.  La nómina es nuestro gasto principal y por supuesto, de desembolso en efectivo también. Decidimos buscar una herramienta de integración en la nube  para simplificar el proceso.  Encontramos una herramienta llamada Celigo, una solución de integración como servicio (IaaS) que es muy fácil de utilizar y mas importante aún, la primera integración es gratis.  Construimos un flujo de integración que traduce las cuentas de QuickBooks a NetSuite y utilizando el nombre de empleado, también podemos determinar el departamento, producto y localidad, utilizamos tres segmentos adicionales en nuestra contabilidad que no están disponibles en QuickBooks. Construimos las tablas de mapeo y las reglas en Celigo y ahora, lo que nos tomaba más de diez horas de trabajo y se publicaba luego de fin de mes, ahora toma minutos y se publica inmediatamente luego de correr la nómina.  Ahora puedo mirar mi efectivo y gastos en tiempo real como debe ser.  Hay muchas soluciones IaaS allá afuera, busque una que sea compatible con su sistema y comience a automatizar esas integraciones lo antes posible.

¿Necesita consultoría para sus procesos empresariales?

Nuestros consultores de primera le pueden ayudar a aplicar estas

4 mejores prácticas para acelerar los cierres de fin de mes Contáctenos hoy.

Escrito por Jorge Mejía, CPA – Director de Fusionworks

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *