5 prácticas claves para hacer crecer su mediana empresa

Para hacer crecer una empresa se requiere buena planificación, análisis y establecer responsabilidades. Para asegurar que sus procesos y sistemas apoyan la creación de informes necesarios para, de una manera más fácil, lograr esos tres pilares, usted va a necesitar un software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, siglas en inglés) que le provea una visión de 360° de su empresa.
Si es una mediana empresa con deseos de crecer en el mercado, adopte estas cinco mejores prácticas sobre presupuesto y análisis utilizando un ERP basado en la nube como Oracle NetSuite.

1. Establecer Responsabilidades

Hacer crecer una compañía se trata de apoderar a los empleados -aparte del dueño- para tomar decisiones de negocios que ayuden a la empresa a alcanzar su misión. En otras palabras, transformar empleados en emprendedores que actúen como dueños de una subsección de la empresa principal. Dicha delegación de podres requiere ciertos límites, controles y objetivos claros a los que esos empleados deberán responder.
Como tal, el primer paso en su preparación para crecer es la división de su empresa en departamentos que sean dirigidos por empleados que deberán responder completamente por los resultados financieros. Para lograr eso, sus procesos y sistemas de contabilidad tienen que permitir dicha segregación de datos e informes relacionados. En otras palabras, usted necesita un ERP que le permita lo que típicamente se llama segmentos o dimensiones más allá de la típica “cuenta”.
Una vez tenga los sistemas correctos en su lugar, tenga en cuenta que la transparencia es clave. Si dichos empleados van a responder por los resultados financieros, ellos deben ser parte al establecer esos objetivos y deben, por lo tanto, tener visibilidad de los resultados.

2. Gastos Controlables vs. No Controlables

Cuando se divide la empresa en departamentos, los emprendedores se enfrentan con la dicotomía de que ciertos gastos pueden pertenecer a un departamento, pero dichos gastos no están controlados por el empleado que tiene que responder por dicho departamento. El ejemplo más común, en este caso, es el alquiler en una tienda. El gerente de la tienda puede ser responsable de las cifras financieras de la tienda, pero el alquiler de la tienda es negociado y controlado por la oficina central. Si es así, el gerente de la tienda no deberá responder por ese gasto de alquiler.
Un software de contabilidad moderno debe permitir una categorización adecuada de las cuentas y transacciones permitiendo filtros en los informes financieros para presentar de manera dinámica el informe de resultados (P&L, en inglés) con y sin los gastos controlables. En este ejemplo, el P&L de la tienda, para propósitos de establecer responsabilidades, solo debe incluir los gastos controlables. Sin embargo para propósitos de rentabilidad y para entender la contribución de la tienda a la empresa en general, el P&L de la tienda debe tener todos los costos, controlables y no controlables.

3. Aislamiento de Cargos de Una Vez

Hay transacciones de rutina y hay aquellas que son transacciones excepcionales que los emprendedores saben que no van a volver a incurrir. Pueden estar relacionadas a la buena suerte; un cliente colocó una orden grande para un proyecto único en la vida. O pueden estar relacionados a la mala suerte; un cliente lo demanda y está gastando mucho en honorarios de abogados. Estas transacciones deben tipificarse como cargos de una sola vez en su software de contabilidad. Aislar estos cargos es clave para la presentación de informes financiaros.
Para entender el rendimiento real de su empresa, es clave filtrar esas transacciones de manera fácil. Además, al preparar su presupuesto del próximo año también es importante tener esos cargos de una sola vez excluidos pues, como ya sabe, no volverán a a pasar. Asegúrese que su sistema tenga maneras de clasificar fácilmente esas transacciones de ingresos y gastos de una sola vez así como una manera de excluirlos para propósitos de presentar informes financieros.

4. Segregar Nuevos Negocios vs. Actuales

En los negocios minoristas, el concepto de Ventas Mismas Tiendas (Same Store Sales) es bien común. Eso significa que los minoristas generarán dos grupos de informes financieros, uno que incluya solo las tiendas que estuvieron abiertas durante o luego del año anterior y otros informes que incluyan todas las tiendas. A esto también se le conoce como presentar informes comparables. El mismo concepto puede aplicarse a productos, líneas de negocio, geografías, clientes, etc. Dependiendo de su industria, puede que quiera separar su negocio actual, i.e. empresa con base instalada vs. su nueva empresa/ emprendimiento.
Asegúrese que su software de contabilidad le permite dicha segregación de manera fácil. Algunos sistemas modernos pueden filtrar el contenido en los estados financieros con mucha flexibilidad, por ejemplo, para incluir las tiendas que abrieron en o antes de una fecha establecida, solo incluir clientes activados en o antes de una fecha específica, etc. Esto es clave para la toma de decisiones y el análisis de rendimiento.

5. Segregar Inversiones Estratégicas

Nuevamente, una cosa es el negocio regular versus lo que hace para continuar expandiendo y haciendo crecer su negocio. Al implementar inversiones estratégicas que puedan requerir desembolsos extraordinarios, esos también se deben tipificar como tal para facilitar la presentación de informes adecuados sobre la operación. Contrario a los cargos de una vez, que no son controlables, las inversiones estratégicas son controlables y se están llevando a cabo debido a una decisión firme hecha por la gerencia. Un ejemplo de inversión estratégica puede ser la expansión internacional.

Si una compañía decide expandir más allá de sus fronteras, los gastos tales como estudio de mercado, investigación tributaria, gastos de viaje, gastos legales, etc. van a aumentar. Dichos gastos tendrán un impacto en el rendimiento general de la compañía. Como tal, si uno quiere entender el estatus de las operaciones, esos gastos deben excluirse del P&L de la compañía

Los software de contabilidad modernos deben permitir esa exclusión. El sistema debe permitir a la gerencia alternar el estado de ingresos dinámicamente para incluir o excluir esos cargos, dependiendo del análisis que se esté haciendo. Tener esta funcionalidad es clave tanto para la elaboración del presupuesto como para la planificación. El presupuesto operacional vs. los presupuestos de iniciativas estratégicas no se deben entremezclar pues ambos tienen comportamientos diferentes.

Recuerde: el proceso de presupuestar comienza mucho antes de la temporada para elaborar presupuestos. Comienza en la manera que asigna y categoriza sus transacciones para el análisis adecuado.

Con NetSuite, usted puede unificar todos sus procesos empresariales en un solo lugar. Integrar operaciones tales como Gestión de Relaciones de Clientes (CRM), Planificación de Procesos Empresariales (ERP), Procesos Integrados, Prospecto a Efectivo, Compra y Pago, Servicio, Petición y Resolución, Horas y Nómina, y más.

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Artículo escrito por Jorge Mejía, CPA, Director de Fusionworks

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