En la medida que se va dando la automatización de procesos dentro de las organizaciones empresariales, en esa misma medida se agilizan y se transforman sus procesos contables y financieros. Esto trae, como consecuencia, la escalabilidad de los negocios y la reducción de gastos.
Sin embargo, la automatización de los mismos no será posible si no existe una infraestructura confiable y sólida de datos. Es por ello, que actualmente muchas empresas están implementando un software o ERP de contabilidad basado en la nube, para construir sus bases de datos.
Ventajas de la tecnología de automatización de procesos
Entre las ventajas que ofrece la automatización de procesos financieros, se distinguen las siguientes:
- Mediante la implementación de un software ERP para automatización de procesos se pueden recopilar y organizar los datos e información de las diversas empresas. Luego, toda esa información se almacena en una base central de datos para que puedan ser utilizados como repositorio en la automatización de flujos de trabajo.
- El software ERP facilita a las empresas, el establecimiento y mantenimiento de una normativa que garantice el fiel cumplimiento de las leyes y reglamentos.
- Las empresas cuyos módulos de contabilidad se encuentran conectados a un sistema ERP, no solo ayudan a la automatización de procesos, sino que, además, establecen los debidos controles financieros. Esta acción garantiza que las organizaciones empresariales se apeguen a las normas contables aplicables.
- Con este tipo de software las empresas podrán automatizar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Y esto lo ejecuta tomando información de las facturas, las cuales organiza por fecha y cliente.
¿En cuáles aspectos financieros se puede dar la automatización de procesos?
La automatización de procesos en las distintas empresas se podrá dar, en los siguientes aspectos financieros:
Ingreso de data
Para automatizar la entrada de datos, actualmente existen diversas tecnologías para llevarla a cabo. Entre estas se encuentran: la importación de datos, el trabajo a base de reglas, la automatización de procesos de tecnología robótica, inteligencia artificial (IA), entre otras.
Respecto al ingreso de data a través de un software ERP, el mismo incluye las siguientes funcionalidades:
- Importa y concilia los extractos bancarios
- Puede integrarse con un sistema de punto de venta
- Extrae datos de documentos estructurados y no estructurados, sin intervención humana (carta óptica).
- Captura de forma automática datos de documentos, correos electrónicos o PDFs.
Cuentas por pagar
La automatización de las cuentas por pagar, presenta las siguientes características:
- Asegura que las empresas paguen a tiempo sus facturas
- Aprovecha las condiciones óptimas de pago con la finalidad de retener el efectivo por un tiempo mayor y así recibir descuentos.
- Establece reglas para la asignación automática del código del libro mayor de cada una de las facturas.
Cuentas por cobrar
La automatización de procesos de las cuentas por cobrar, suele ser la más implementada por las empresas. La misma, ejecuta las siguientes acciones financieras:
- Genera facturas
- Envía las facturas mediante correos electrónicos automáticos a los clientes
- Ejecuta la evaluación relacionada con los créditos (fija los límites de crédito)
- Gestiona las cuentas que presentan morosidad en el pago
Procesamiento y gestión de gastos
El procesamiento y gestión de gastos, es otro de los elementos de automatización en el ámbito financiero. Este incluye las siguientes funciones:
- Simplifica el proceso de presentación, procesamiento y reembolso de los gastos.
- Elimina definitivamente las hojas de cálculo manual
- Ayuda a obtener visibilidad en las tendencias de gasto
- Ajusta la política de gasto
- Previene el fraude en los gastos
- Agiliza el proceso de pago del impuesto sobre la renta
Pago de nómina
Respecto al pago de nómina, la automatización de procesos se ejecuta en los siguientes aspectos contables:
- Calcula de forma precisa las nóminas, en cuanto a: salarios, retenciones de impuesto, ubicación y contribuciones a los beneficios.
- Elimina el proceso de cálculo manual
- Se encarga de calcular las horas extras y los días festivos
- Ejecuta el seguimiento de los horarios complejos
- Controla las solicitudes de vacaciones y enfermedad de los empleados
- Gestiona el beneficio del pago del tiempo libre cuando algún empleado renuncia a una determinada empresa.
- Mantiene informada en el ámbito fiscal y laboral a las empresas (federal, estadal y local).
- Ejecuta el pago a los empleados mediante depósito directo o tarjetas de pago.
- Establece planes específicos para el pago de las comisiones a los vendedores.
Para ejecutar todos estos pasos de forma correcta, se hará necesario que las empresas implementen NetSuite ERP. Esta es una solución escalable y basada en la nube, la cual se encarga de la automatización de procesos en cuanto a la planificación de recursos financieros.
En ese sentido, si deseas implementar en tu negocio un software de planificación empresarial y financiera como NetSuite ERP, en Fusionworks somos partner en este tipo de soluciones.
