La gestión de proyectos tiene como finalidad, el combinar y asociar los objetivos de las organizaciones empresariales, con los proyectos que se encuentran en marcha. De esta forma, se garantiza que las empresas administren en el momento justo, y además, de manera correcta sus recursos.
También con la gestión de proyectos se podrán atender diversos proyectos a la vez. Todo ello, mediante procedimientos estándar que conlleven a la correcta optimización.
Además, se podrán gestionar los elementos independientes entre los distintos proyectos. Así, los mismos, se llevarán a cabo con el presupuesto y el tiempo estipulado.
Estas son las funciones que cumple:
- Asesora de manera profesional a los gerentes de proyecto
- Logra que los distintos proyectos se amolden a los objetivos de las organizaciones empresariales
- Coordina y supervisa las actividades o labores de distintas sedes
- Aporta soluciones a los problemas que se generen en los proyectos
- Ejecuta revisiones regulares a los proyectos
- Optimiza la gestión de recursos
- Establece las pautas necesarias para el equipo de proyectos
En general, la gestión de proyectos tiene como objetivo: El optimizar la calidad, eficiencia y efectividad de los distintos proyectos empresariales a pequeña y gran escala, además de garantizar que los mismos aporten valor agregado a las empresas.
Consejos para ejecutar la gestión de proyectos
Para alcanzar con éxito el manejo y control de varios proyectos en simultáneo, te recomendamos seguir algunos pasos, entendiendo que estos pueden variar o adaptarse a las necesidades de tu empresa u organización:
Define el proyecto
Se hará necesario, en primera instancia, definir el proyecto. Es importante que los distintos proyectos tengan una
planificación concreta y delimitada. Los puntos que deberá incluir la planificación, son los siguientes:
- Nombre del responsable del proyecto
- Objetivos del proyecto
- Descripción de las actividades a ejecutar
- Justificación del proyecto
- Fecha de finalización del proyecto
Se deberá elaborar una lista de actividades y su fecha tentativa de ejecución. Además, será vital que las metas se ajusten a la realidad.
Establece los parámetros y procedimientos de la gestión de proyectos
En los parámetros y procesos de la gestión de proyectos se deberá incluir la manera como estos serán ejecutados. Para ello, se tendrá que establecer el presupuesto para desarrollarlos, un cronograma de tiempo de las actividades, y también, los riesgos y soluciones a los problemas que pudiesen presentarse.
Asigna roles y tareas a tu equipo
El asignar roles y tareas es de suma importancia, aun si se trata de un equipo pequeño para la gestión de proyectos. El establecer responsabilidades a los miembros del equipo de proyectos, asegurará el éxito del mismo.
Para ello, el líder o gestor determinará las aptitudes de los miembros del equipo para la ejecución de las diversas tareas, además de establecer para cada uno de ellos, roles específicos y definidos.
Así, evitará la sobrecarga de actividades que podrían conllevar a las faltas en la entrega de las tareas asignadas en el tiempo estipulado dentro del plan inicial. Estas acciones impulsarán la productividad y eficiencia del equipo e impedirán la pérdida de tiempo, oportunidades y recursos financieros.
En general, será importante en la gestión de proyectos simplificar todos los procesos, de manera que se tornen sencillos y rápidos. Esto quiere decir, que se deberá:
- Simplificar las actividades y procesos
- Establecer labores prioritarias
- Gestionar las horas disponibles
Monitorea y evalúa todo el proceso
Un proyecto, por muy pequeño que pueda parecer, debe ser captado por los miembros del equipo de gestión de proyectos como un proyecto grande y expansivo. Para que se pueda lograr este objetivo, el líder o gestor deberá:
- Monitorizar los avances y progresos del proyecto
- Reunirse con el equipo de proyectos para aclarar dudas o resolver problemas.
- Realizar los ajustes necesarios a las herramientas y técnicas empleadas
Una vez finalizado el proyecto, el director del equipo deberá ejecutar una auditoría de los resultados obtenidos y de los procesos ejecutados. Esto servirá para realizar una evaluación basándonos en los errores cometidos, y así mejorarlos para futuros proyectos.
Es necesario, que el desarrollo de la planificación, supervisión y evaluación de la gestión de proyectos contenga todos los datos e información que se tengan a disposición. El emplear un software que se encargue de gestionar el trabajo del equipo de proyectos, y que además, estandarice todos los procedimientos, será de gran utilidad.
Asana es una herramienta digital de gestión de proyectos, la cual permite a los miembros de tu equipo, gestionar las labores diarias y los diversos proyectos. Todo ello, en tiempo real.
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