3 claves sencillas para optimizar tus Indicadores de Gestión con BI y KPIs

Indicadores de gestiónLa Inteligencia de Negocios (BI) tiene algún tiempo en el mercado de opciones y gracias a ella, podemos hacer verdaderas maravillas empresariales. Desde monitorear e interpretar grandes cantidades de datos, hasta analizar comportamientos y tendencias para detectar oportunidades de negocio, y solucionar problemas que se harían prácticamente imposible por vías tradicionales.

Sin embargo, para que las herramientas de BI funcionen apropiadamente requiere de ajustes que inician en el cumplimiento y ejecución de la planificación. Para ello se hace necesario definir Indicadores de Gestión mediante Claves de Desempeño (KPIs). Entonces, si quieres potenciar el rendimiento de tu empresa, necesitas optimizar tus Indicadores de Gestión con BI y KPIs.  

Ahora bien, definir tanto los indicadores de gestión como los KPIs adecuados para tu empresa demanda un proceso complejo y laborioso. Aquí te dejamos algunas claves para determinar cuáles indicadores debes tomar en cuenta, cuáles no, y sacar lo mejor de la combinación BI y KPIs.

BI y KPIs: Indicadores de gestión para la toma de decisiones informadas

La función principal de los indicadores de gestión es la de advertir y fijar un patrón de lo deseable, lo óptimo, lo aceptable, lo mejorable y lo inaceptable en términos de administración y entrega de servicios para el cliente interno y externo.

En este sentido, BI y KPIs son una especie de árbitro que nos señala las fallas y problemas de rendimiento que inciden positiva y negativamente sobre la entrega de servicios. Esto facilita la detección temprana de problemas y las áreas de mejora a priorizar.

El detalle con la combinación BI y KPIs radica en los muchos acercamientos que se le puede dar:

BI y KPIs

rendimiento empresarialEn principio, lo más efectivo y recomendable es limitarse. Generalmente las empresas tienen dificultades para identificar los mejores indicadores de gestión y, en un esfuerzo por cuidar hasta el mínimo detalle, terminan llenándose de KPIs que realmente no son pertinentes para sus propósitos reales.

Como expertos en el área, nuestra recomendación es sincerar y limitar la cantidad de KPIs.  Unos 10 recoge aquello que es realmente necesario para gestionar las actividades principales de tu empresa. 

Estos suelen ser básicamente: La gestión de la cadena de suministro, ventas y marketing, servicio y satisfacción del cliente, y la viabilidad comercial.

Ahora bien, los KPI para el área financiera serán distintos a los necesarios para la satisfacción al cliente. Sin embargo, existen indicadores de gestión que son comunes entre todas las áreas sensibles de tu empresa:

  • Reducción de costos operativos.
  • Gestión de activos para fomentar el crecimiento de los ingresos.
  • Sustentabilidad del negocio para crear relaciones de valor con los clientes más antiguos, y atraer nuevos.
  • Mejora del ROI (Return of Investment).
  • Informes de gestión para el análisis y comparación de resultados

Es aquí donde las herramientas de BI toman protagonismo para la planificación y organización de los KPIs y viceversa. Veamos cómo:

1. Identifica los objetivos principales de tu negocio

Con los objetivos de negocio ocurre  que las empresas se fijan tanto en las pequeñas cosas que terminan por desviarse del panorama completo. Entonces, para discriminar tus objetivos reales, identifica:

  • Cuáles factores mejoran el cumplimiento
  • Cuáles aspectos perjudican el cumplimiento

2. Crea un modelo de datos para la mejora del rendimiento en base a BI y KPIs

sustentabilidad de negociosCon el objeto de mejorar y potenciar tu rendimiento general, deberás sincerarte respecto a tu modelo de gestión empresarial. Para ello, responde estas dos preguntas básicas:

  1. ¿Basas tus decisiones de negocio en la mera intuición, o te basas en datos?
  2. ¿Interpretas correctamente los datos que tienes, o sientes que puedes hacerlo mejor?

Las respuestas que des a estas dos preguntas te ayudarán a establecer las funciones críticas de tu empresa. De esta forma, comprobarás cuáles datos funcionan mejor para perfeccionar las decisiones que tomas.

De este filtrado principal, obtendrás un número aceptable de criterios para determinar los KPIs óptimos para mejorar el rendimiento general de tu empresa.

El resto de datos sin embargo, también sirven para mejorar el criterio de selección de los KPIs: Son los que te dirán qué funciona mejor, qué es menos conveniente, y qué es redundante para el proceso. En resumen, esos datos adicionales te ayudan a identificar:

  • Dimensiones extra a considerar para otros procesos importantes.
  • Eliminar ruidos administrativos.
  • Incluir procesos y hechos de concurrencia necesaria.
  • Agregar datos.

3. Desarrolla la cultura corporativa en base a BI y KPIs

Por último, debes mantener presente que si bien BI y KPIs basan su éxito en la concurrencia de datos, lo cierto es que sirven para moldear y desarrollar una cultura corporativa.

En este sentido, BI y KPIs funcionan también como tejido sutil para motivar a tus empleados a alcanzar metas empresariales ideales y óptimas que incidan positivamente en la potenciación del rendimiento de tu empresa.

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