Reflexiones sobre los beneficios y ventajas de implementar NetSuite

En este artículo, el director de Fusionworks, Jorge Mejía repasa los beneficios y ventajas de implementar NetSuite en su propia empresa. Mejía enumera los aspectos positivos que NetSuite ha tenido sobre sus operaciones diarias en su mediana empresa. Luego de probar varios sistemas durante los últimos años, Mejía concluye que NetSuite es el ERP basado en la nube idóneo para una compañía como Fusionworks que tiene una estrategia de crecimiento establecida y busca expandir sus servicios.

Pequeña, Mediana o Grande, entendemos ERPs

En Fusionworks, somos expertos en la Planificación de Recursos Empresariales, como se conoce en inglés: Enterprise Resource Planning (ERP). He estado implementando ERPs desde el 1998 cuando me uní a la práctica de consultoría de Oracle. Todo comenzó con E-Business Suite 10.7, una arquitectura de software basado en el servidor del cliente (antes de la web). En el 2002 me fui de Oracle para comenzar Fusionworks con mis socios. Continuamos con las versiones más nuevas de lo que ahora se llamaba EBS y luego añadimos Microsoft Dynamics GP a nuestro porfolio porque queríamos una solución que le sirviera mejor al sector privado del mercado medio de Puerto Rico. Hoy día, tenemos sobre 40 clientes de ERP. Y todo este tiempo, estuvimos utilizando QuickBooks para correr nuestro propio negocio, lo que luego se convirtió en QuickBooks Online, nuestra primera exposición a computación ERP en la nube.

¡Es hora de recapitular los beneficios de la Nube, la verdadera Nube!

Debido a que nos gusta utilizar nuestros propios productos y servicios, en nuestra movida hacia los procesos en la nube decidimos reemplazar QuickBooks con el ERP de Oracle en la nube.
Esto fue una decisión estratégica porque sabíamos que nuestros conocimientos en EBS no serían relevantes en el futuro. El más nuevo y verdadero ERP SaaS (Software como servicio en inglés) en la nube de Oracle. Para entonces (2016) creíamos que sería el futuro de los ERP, hoy lo hemos comprobado.
Como solemos hacer antes de ofrecerlo a nuestros clientes, pensamos que debíamos comenzar a ganar experiencia interna y eso hicimos. ¡Esto probó ser un gran experimento! La solución Oracle Fusion Cloud es buenísima, pero para clientes grandes. Esto ha sido comprobado por nuestro equipo una y otra vez implementándolo en grandes bancos, empresas de servicio de alimentos, y agencias de gobierno, entre otras. Sin embargo, no es adecuado para una compañía de nuestro tamaño, con un departamento de contabilidad de 1.5 empleados a tiempo completo.

Nuestro camino hacia NetSuite

Luego de ver todos los beneficios que nuestros clientes de la Nube de Oracle estaban obteniendo, nos dimos cuenta que teníamos que traer el mismo nivel de innovación a nuestros clientes de mediano tamaño.
Salimos a investigar en el mercado. Nos decidimos por la solución de NetSuite. Conocido como el primer ERP basado en la nube que se haya inventado, NetSuite trae mucho a la mesa: CRM (Gestión de Relaciones con Clientes), ERP, Cadena de Suministro, Contabilidad, Gerencia de Proyecto, Punto de Venta, comercio electrónico, etc. Eso es solo parte de los beneficios y ventajas de implementar NetSuite. La capacidad de crear informes es extraordinaria y la flexibilidad para personalizar pantallas, añadir campos y desarrollar flujos de trabajo e integraciones es simplemente fuera de este mundo.
Así que firmamos un acuerdo de asociación con NetSuite. Como estamos acostumbrados, probamos nuestros productos antes de ofrecerlos a nuestros clientes. Sin embargo, esta vez lo hicimos diferente: no solo lo hicimos para aprender, lo hicimos porque como mediana empresa con una estrategia de crecimiento, necesitábamos los sistemas y procesos en sitio para poder apoyarla. Aquellos que no conocen sus números, no conocen su empresa y bajo esa premisa, en dos meses, nos movimos de nuestro desorden de Oracle Fusion Cloud, T-Sheets (para llevar horas), QuickBooks Online, Microsoft Projects y Excel a la plataforma de NetSuite ERP-SRP (Planificación de Recursos de Servicio).

La buena vida después de NetSuite

La mejor decisión que hemos tomado en nuestros 17 años de hacer negocios y ha sido, por mucho, nuestra mejor implementación de ERP. Obtuvimos beneficios de inmediato. A continuación, enumero una lista de los beneficios y ventajas de implementar NetSuite:

1. Estábamos cerrando en 20 días y ahora bajamos a cinco.
2. Las hojas de horas son capturadas en el mismo sistema con un flujo de aprobación de trabajo establecido. Las horas se anotan a los proyectos relacionados, lo que que resulta en una visibilidad en línea de la utilización de proyectos, utilización de recursos y los ingresos. Sí, tengo KPI (Indicador Clave de Rendimiento) en mi panel principal donde puedo ver el ingreso mensual actual en línea.
3. La contabilidad es en línea y como tal, veo el flujo de efectivo en línea. Tengo una gráfica de tendencia que me muestra las cuentas por cobrar, ingresos y el flujo de efectivo neto, en tiempo real.
4. Nuestra compensación variable está estrictamente atada a nuestro ingreso. Ahora, como podemos monitorear la rentabilidad a nivel de cliente y proyecto, nos estamos moviendo hacia un plan de compensación guiado por la rentabilidad neta.
5. Las transacciones están atadas al cliente. Por ejemplo, además de la factura, puedo procesar una factura de proveedor y un informe de gasto y si esos gastos están relacionados a un cliente, puedo cobrarle esos gastos para propósitos de rentabilidad. Más aún, puedo hacer entradas de jornal directamente a clientes. Digamos que tengo un gerente de cuentas que trabaja con cuatro clientes, entonces puedo repartir el salario de ese recurso entre los cuatro.
6. Debido a que NetSuite permite la contabilidad por segmento, podemos monitorear mejor nuestra rentabilidad por departamento, producto y región geográfica. Con esa información, podemos monitorear como nos va contra el plan estratégico, que está basado en dos pilares: crecimiento de productos en la nube (que a su vez debe aumentar nuestros ingresos KPI per cápita) y crecimiento geográfico con nuestra expansión a Florida y República Dominicana. Con solo un clic, podemos generar y exportar un informe de ganancias y pérdidas (P&L) para cumplimiento con la ley 20 y la ley 73.
7. ¿Quién puede gerenciar un negocio internacional con informes de gastos corriendo en hojas de cálculo y correos electrónicos? No más correos electrónicos ni hojas de cálculo para procesar informes de gastos. Desde mi dispositivo móvil, capturo los recibos y de inmediato puedo crear un informe de gasto que se contabiliza en tiempo real. Todos los empleados pueden monitorear el estatus de sus informes de gastos en línea.
8. También tenemos visibilidad de nuestras tarifas. Puedo ver una gráfica que muestra la composición de tarifas de nuestro ingreso. Esto nos da la visibilidad sobre qué destrezas y mercados son más rígidos, lo que a su vez nos ayuda a alinear nuestros esfuerzos de ventas y mercadeo.
9. Lo que antes era el sueño utópico de poder tener una visión de 360 grados de un cliente ahora es una realidad. Para cada cliente, tenemos un panel con toda la información y los KPI. Oportunidades y proyecciones, casos de servicio, cuentas por cobrar (inclusive incluye el KPI de los días de ventas pendientes-DSO), ventas, contactos, actividades (llamadas, reuniones, y tareas), proyectos, etc. todo ya viene preinstalado.
10. Paneles de clientes, informes, alertas y flujos de trabajo son la cereza del pastel. Sin necesidad de experiencia técnica, nuestros gerentes de proyecto y yo podemos crear visualizaciones que les ayuden a ver sus prácticas en línea. ¿Cuáles proyectos están a cerca de sobrepasar el presupuesto? ¿Qué objetivos están pendientes? ¿Cuál empleado no ha completado sus hojas de horas? ¿Qué recursos no están facturando? ¿Cuál es nuestro inventario de destrezas y cómo estamos progresando en nuestra transformación hacia más conocimiento de Nube, Inteligencia Artificial, Aprendizaje Automático, Robótica, etc.? Estas son las preguntas que estamos contestando con mucha facilidad.

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En mi opinión, NetSuite es adictivo. Entre más información tengas, más quieres obtener, y la mejor parte es que con NetSuite es fácil de obtener. Nuestra misión es “ayudar a las empresas a ser más competitivas optimizando sus procesos de negocio y la información que utilizan para tomar decisiones mediante nuestro enfoque en desarrollar personas y el uso de lo más reciente en tecnología”. En otras palabras, con NetSuite, ayudaremos a crecer su empresa.

Si quiere transformar su empresa, así como los hizo Fusionworks o tiene más preguntas sobre los beneficios y ventajas de implementar NetSuite, ¡contáctenos para una demostración gratis!

Este artículo fue escrito por Jorge Mejía, Director de Fusionworks

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