El Quickbooks es una herramienta muy útil para las pequeñas empresas que manejan una contabilidad básica. Sin embargo, este programa disminuye la eficiencia en el tiempo estipulado para las actividades y demás procesos administrativos, ya que muchas de las labores se realizan manualmente.
En este artículo expondremos por qué razón el Quickbooks no es una herramienta eficiente para las labores administrativas y financieras de las empresas, y como NetSuite aborda, desde la automatización, todos los procesos operativos de las organizaciones empresariales.
Veamos los 8 signos de que por qué el Quickbooks ya no resulta una herramienta eficiente, para tu empresa o negocio:
1. Se invierte mucho tiempo en la gestión de las hojas de cálculo
Con el Quickbooks los empleados de las organizaciones pasan gran parte de su tiempo en procesos manuales, tales como: elaboración de facturas y hojas de cálculo. La mayoría de ellas suelen trabajar con Excel, en: pagos anuales, pagos recurrentes, ingresos diferidos, y asignaciones.
Sin embargo, estas suelen invertir gran parte de su tiempo ajustando el sistema o Quickbooks, ya que los procesos no son automatizados.
Respecto a NetSuite, los pagos, facturaciones y demás operaciones administrativas se pueden programar, puesto que es una herramienta automatizada.
2. Los datos inexactos impiden la toma de decisiones
Con respecto al Quickbooks este emplea herramientas que elaboran informes muy limitados. Esto sucede porque los datos arrojan errores, y además, el sistema se encuentra desactualizado.
La herramienta colaborativa NetSuite, elabora informes precisos y de acuerdo a los objetivos de las empresas. Esta herramienta analiza y obtiene una visión completa del negocio, lo cual resultará muy sencillo para tomar decisiones financieras asertivas.
3. Se generan problemas en las auditorias
El Quickbooks no tiene controles internos relacionados con aprobaciones y controles de auditoría. Además, tiene problemas de audibilidad, lo cual ocasiona retrasos al momento de generar un negocio.
NetSuite mantiene, de manera constante, la pista de auditoría. Con esta herramienta avanzada, se pueden acceder a los registros y flujos de trabajo más importantes para efectuar las auditorías. También, se encarga de profundizar en los detalles de las diferentes transacciones.
4. Personalizaciones complicadas
El Quickbooks puede ser empleado por un período de tiempo corto, para negocios en expansión. Para ello, se requerirá una solución compleja y de costo elevado, además de una gran cantidad de consultores financieros.
Un sistema ERP como NetSuite no necesita ejecutar gran cantidad de ajustes, a diferencia del Quickbooks. Con NetSuite, se pueden almacenar todos los datos de los pedidos de los negocios de manera centralizada, ya que convierte las órdenes de compra y los pedidos de forma automática en facturas.
5. Los procesos manuales generan errores
Cuando se introducen datos de forma manual, además de invertir mucho tiempo, también se generan errores. En tal sentido, con el Quickbooks el reconocimiento de ingreso no forma parte de sus funciones, es decir, debe hacerse fuera de los libros y esto suele ser muy complicado.
A diferencia del Quickbooks con NetSuite los empleados de las organizaciones utilizan el mismo sistema conectado, y además, los datos se actualizan en tiempo real y de manera precisa y detallada.
6. Impide visualizar lo que sucede en tiempo real
Almacenar una serie de datos en el Quickbooks y resguardar información crítica en otra ubicación para obtener una visualización en tiempo real de las operaciones, se hace casi imposible de ejecutar con esta herramienta.
El Quickbooks solo permite gestionar el inventario en hojas de cálculo, o en determinados sistemas complementarios. Esto quiere decir, que el inventario carece de integración, y por ende, de recuento financiero.
El programa de gestión financiera, NetSuite, permite que se puedan visualizar los datos del inventario en tiempo real. También, se podrán ver aquí los detalles de cada operación al momento de ejecutar las auditorías.
7. Los procedimientos de facturación afectan las previsiones y los flujos de caja
Para las empresas que brindan servicios, la contabilidad de los proyectos y la facturación de las suscripciones, son procesos que se ejecutan de forma manual con el Quickbooks.
En tal sentido, la facturación por suscripción con esta herramienta supone arduo trabajo, ya que deben realizarse múltiples facturas.
Suitebilling de NetSuite, agrega los elementos de suscripción de manera separada, todo ello en un sistema conectado. Con esta herramienta se simplifica el trabajo, porque se podrán enviar facturas únicas a los clientes.
8. Los informes tardan horas en realizarse
Con el Quickbooks los pedidos que generen las empresas, se ejecutan de manera manual mediante hojas de cálculo. Esto hace perder horas de trabajo a los empleados, ya que requiere mucho tiempo para su elaboración.
Al trabajar con NetSuite, las empresas pueden obtener el informe de ventas diariamente. Esta herramienta de trabajo se encarga de desglosar las ventas por SKU, región y cliente.
En Fusionworks somos partner experto en NetSuite, Oracle y Prophix. Contacta a uno de nuestros expertos para que te orienten respecto a la implementación de NetSuite para que de esta forma tu empresa maximice su rentabilidad.
