Gestión del Cambio y Planificación Empresarial, ¿cómo aprovechar al máximo la flexibilidad de los Sistemas ERP?

sistemas ERPLa Gestión del Cambio y la Planificación parecieran estar en los dos extremos opuesto de una misma línea de trabajo. Por una parte, tenemos que la Gestión del Cambio supone la revisión y actualización constante de las reacciones de la empresa ante eventos no planificados; mientras que por la otra parte, los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales - o sistemas ERP - buscan establecer un patrón macro de estrategias sujetas a un calendario que incrementan la eficiencia y efectividad de la organización.

En resumen, mientras la Gestión del Cambio se decanta por absorber y aprovechar las alteraciones inevitables de los sistemas; los sistemas ERP por su parte se apalancan en aspectos más estables para mantener el correcto funcionamiento de la organización mediante el control de actividades.

Sin embargo, la Gestión del Cambio y los Sistemas ERP son más herramientas y actividades complementarias que se apoyan para lograr el máximo provecho de ambos tipos de eventos y perspectivas; es decir, los fijos y los cambiantes. Son procesos integrativos que realmente no se enfrentan.

¿Cómo se logra esta integración? Sigue leyendo.

La flexibilidad de los Sistemas ERP

De entrada, los sistemas ERP se ocupan de controlar el modelo de negocios de toda empresa. Entonces, los procesos que se desarrollan se reflejan en los sistemas ERP con el fin de minimizar los tiempos de operación y entrega de los productos o servicios que se ofrecen. En otras palabras, los sistemas ERP representan la red neuronal que provee de información a toda la compañía para lograr una equilibrada gestión de la información.

Aunque esta descripción pareciera ser bastante rígida, la verdad es todo lo contrario: Es suficientemente flexible para permitir la reorganización de los procesos operativos de la empresa. Tanto lo es, que permite depurar procesos redundantes, o incluir secuencias que agilicen los tiempos de repuesta. Esto agrupa departamentos y puestos laborales de manera estratégica.

Sin embargo, estos ajustes deben hacerse a través de un acercamiento metodológico que minimice el impacto y procure absorber la resistencia al cambio que toda modificación representa. Y es aquí donde entra la Gestión del Cambio en el panorama.

Gestión del Cambio y Planificación Estratégica con sistemas ERP

Seguido nos preguntamos ¿cómo logramos la correcta implementación de nuestra planificación estratégica a través de sistemas ERP?

En principio, para lograr una implementación acertada de los sistemas ERP necesitamos personal capacitado y orientado al logro de las metas establecidas. Tal personal debe participar de forma activa durante todo el proceso hasta su culminación.

Seguido, la experiencia cuenta mucho en esta coyuntura. Muchas compañías que fracasan en el intento de implementar sistemas ERP porque pasan por alto este factor.

Es la experiencia en el campo la que te da información de primera mano para por ejemplo; conocer quién entre tus empleados será tu punto de apoyo para implementar las estrategias que necesitas en tal o cual departamento.

La Gestión del Cambio prevé e integra estos simples pero efectivos ajustes al clima y otros aspectos de la sinergia laboral para potenciar la integración del nuevo sistema; y explotar al máximo su rendimiento.

Ejemplo práctico de Gestión del Cambio y Planificación Estratégica con sistemas ERP

Ahora, pongamos el caso de que capitalizamos la Gestión del Cambio y conseguimos integrar sistemas ERP en dos departamentos piloto.  A la vuelta de un par de meses; revisamos los datos y corroboramos que cada uno de ellos reflejó un repunte extraordinario en sus estadísticas.

Sin embargo, este éxito elude a otras áreas funcionales; lo que produce una suerte de aislamiento de los dos departamentos piloto con los que iniciaste. La conclusión más obvia es atribuir al cambio de paradigma focalizado la pérdida de la visión global de la empresa. Sin embargo, esto no es completamente cierto.

Al poner todo en perspectiva, nos damos cuenta de que tanto la información como el flujo que lleva sufrieron variaciones porque no comparten los mismos canales y aspectos en todos los departamentos; y tal disparidad redunda en la calidad de servicio. En resumen, ganamos efectividad focalizada y perdimos un poco el valor global.

El enfoque aplicable para una correcta gestión del cambio al momento de integrar sistemas ERP; es aprovechar la experiencia y conocimientos disponibles para reenfocar los ruidos que pudiesen generarse a partir de nuevas políticas.

Con esta perspectiva, podrás perfilar las estrategias que permitan regular y controlar resistencias y conflictos que pudieran presentarse durante la fase de adecuación. Esto se logra incorporando al proyecto un número importante de profesionales posibles para que les sirva de mejoramiento profesional.

Aspectos a tomar en cuenta cuando implementes sistemas ERP

Cuando necesites implementar sistemas ERP; deberás manejar la Gestión del Cambio asociada tomando en cuenta las siguientes características básicas a cubrir:

  • Adaptabilidad del Sistema ERP. Necesitas conocer los módulos que integra y si son personalizables. En caso de que falte un módulo, debes indagar si este es flexible y adaptable a tus necesidades.
  • Criterios técnicos. Verifica los tipos de Bases de datos empleadas; Sistemas operativos compatibles; lenguajes de programación que lo conforman; y la facilidad de integración con otras plataformas.
  • Criterios económicos. Averigua costos de licencia; de implantación; y de servicios de mantenimiento y actualizaciones posteriores.
  • Referencias de implantación: Indaga sobre la experiencia de otras empresas con respecto a la instalación del sistema ERP que te interesa.

Las empresas deben estar constantemente en búsqueda de mejoras para su organización; y así evitar quedar estancada en modelos anticuados de gestión. En este sentido, una correcta gestión del cambio brinda los mejores beneficios de negocio con una reducción considerable de riesgo; lo cual trae como resultado que mayor número de proyectos terminen dentro del tiempo convenido. Y esto es fundamental para la planificación de recursos empresariales, y su impacto sobre el presupuesto planificado.

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