¿Por qué implementar Sistemas Integrados de Gestión – SGI?

Para brindar un mejor servicio a los clientes, disminuir los tiempos de entrega y gerenciar los inventarios de productos; las empresas se ven necesitadas de mejorar la gestión y facilitar la integración de todas sus áreas funcionales. Con el objeto hacer esto posible se crearon los Sistemas Integrados de Gestión (SGI).Gracias a ellos, se puede lograr la reducción de costos mientras se maximizan los resultados.

Veamos cómo funcionan y cómo te ayudan en tu empresa.

 

¿Qué son los Sistemas Integrados de Gestión - SGI?

Los Sistemas Integrados de Gestión SGI, son un avance en los sistemas de gestión de inventarios y planificación de la producción; programas de contabilidad y aplicaciones de gestión de la facturación.

Tradicionalmente, estos sistemas se manejaban individualmente. Esto dificultaba la integración de la información importante en las organizaciones. El principio lógico que se seguía entonces, era que cada departamento se encargaba exclusivamente de las tareas propias asignadas en la cadena de producción. ¿La razón? Es que sencillamente se centraban en su especialidad.

Este modelo producía un aislamiento considerable entre los departamentos y esto eventualmente ocasionaba la pérdida de visión global de las actividades de la empresa; y con ella, la pérdida de comunicación entre departamentos. Todo esto siempre incidía negativamente en la producción.

Visto que cliente final sólo ve la actividad global de la organización y no el resultado parcial de cada departamento; esto terminaba afectando toda la cadena de producción hasta el departamento de ventas.  En otras palabras, el cliente evalúa en base a tanto a la calidad, como a la disponibilidad del producto.

De todo esto quedó la enseñanza de que de nada sirve fabricar bien y rápido un producto si éste debe esperar varios días en almacén hasta que se disponga del transporte para llevarlo hasta el cliente. Y allí es donde entran los SGI con sus módulos.

Los Módulos SGI

Los Sistemas SGI comprenden una estructura de módulos adaptados a las características departamental de cada empresa:

  • Módulo de finanzas

Orientadas tanto a la contabilidad financiera de la empresa, como a la contabilidad analítica o de costos.

  • Módulo de Compras o aprovisionamiento

Brinda soporte a todos los procesos de compra desde la gestión de proveedores y tarifas; hasta el control de los procesos de pedidos; conciliación de facturas; y otras fases implicadas en el aprovisionamiento.

  • Módulo de Ventas

Se encarga del proceso de venta. Da soporte a todas las actividades de preventa y postventa.

  • Módulo de Recursos Humanos  

Se encarga de mantener una base de datos relacionada con los empleados de una organización: Datos personales; formación recibida; ocupación; salario; historial profesional; períodos vacacionales; etc.

 

Ventajas de contar con los SIG

Con los SIG son cada vez más eficientes las dinámicas de la empresa. Se reducen los obstáculos espaciales y temporales que impedían la coordinación de funciones inter-departamentales.

Esto, porque por una parte la satisfacción del cliente va más allá de los límites de la empresa. Ella involucra y concierne tanto a proveedores como al canal de distribución. Por esta razón, sistemas SIG modernos incluyen SCM (Supply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Management).

Asimismo, los SGI agilizan la gestión de todos los recursos de la empresa; lo cual integra la información que arroja cada departamento y sus áreas funcionales. Con ellos se logra la integración de los programas de gestión de cada departamento en una sola base de datos centralizada.

De esta forma, se consolida la integridad y unicidad de los datos a los que acceden todos los departamentos. De esta forma, se mejora el rendimiento porque se evita la duplicación de información en cada módulo o aplicación.

Un ejemplo de esto se lo tenemos al momento de generar una factura: Ésta se registra en el módulo de clientes, y de allí se hace visible para los módulos de Contabilidad y Finanzas, sin que estos departamentos tengan que repetirla para sus controles internos.

 

¿Qué necesitas para implementar un SGI en tu empresa?

Cuando te decidas a implementar un SGI debes tomar en cuenta las siguientes características básicas que debes buscar y cubrir:

 

  • Adaptabilidad del SGI

 

Esto en cuanto a los módulos que se ofrecen, si son personalizables. En caso de que falte un módulo, se pueden adaptar.

 

  • Criterios técnicos

Criterios de bases de datos empleadas; Sistemas operativos compatibles; lenguajes de programación. Facilidad de integración con otras plataformas.

 

  • Criterios económicos

Costo de licencia e implantación; y de los servicios de mantenimiento y actualizaciones posteriores.

 

  • Referencias de implantación

Referencia de instalación en otras empresas. Esto aplica tanto a la empresa proveedora como de su producto. Debes tener claros estos criterios de evaluación para que tu modelo de negocios saque el mayor provecho y rendimiento del sistema SIG, sobre todo en términos de Retorno de la Inversión (ROI).

 

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