¿Cómo el Proceso de Presupuesto mejora las Ventas de tu empresa?

proceso de presupuestoQuizá te hayas topado con más de una historia de éxito empresarial que llegó sin aviso. A todos nos parece delicioso leer esos casos de amigos que dieron con la idea del millón de dólares; o la del renegado que persiguió y alcanzó sus sueños de gloria con más tenacidad que experiencia.

Anécdotas inspiradoras y dignas de admirar que sin embargo; se cuentan menos que los casos de fracaso. ¿Qué podemos rescatar de ellos, además del entusiasmo? Pues que el éxito empresarial raras veces suele ocurrir por carambola.

Incluso en esos casos admirables donde abunda el tesón, la fe y la autoconfianza; siempre hay indicios de que esos emprendedores tuvieron que replantearse y organizar sus estrategias en algún punto del camino.

Proceso de Presupuesto de Ventas, ¿para qué?

Un punto en común que generalmente encontramos en estas historias de éxito es que sus protagonistas necesitaron organizarse para redireccionar su camino, y controlar sus resultados. Dicho en otras palabras, el éxito empresarial a largo plazo se planifica; y la mejor forma de hacerlo, es mediante la presupuestación.

Ahora bien, ¿por dónde se empieza a presupuestar? Lo cierto es que todas las áreas de la empresa están sujetas y son sensibles al proceso de presupuesto.

La verdad es que parte del proceso de visualización para enfilarse hacia el éxito radica en los números. Entonces, tener una meta clara de cuánto quieres vender y enfocar las baterías hacia ese número es un punto de partida ideal. Veamos pues como organizar el proceso de presupuesto para mejorar tus ventas.

El Proceso de Presupuesto como herramienta de Gestión de Ventas

Visto que presupuesto de ventas es fundamental para aterrizar los objetivos de negocios en números contantes y sonantes; de su correcta elaboración y concepción emanarán las estrategias de ventas y de gestión para garantizar el éxito comercial de tu empresa.

Entonces, el proceso de presupuesto es una guía que compila estimaciones y proyecciones de ventas que disipan las dudas de la rentabilidad de tu empresa. Además, te sirve de programación y cronograma para medir el potencial verdadero de tus alcances en materia económica.

En resumen, el proceso de presupuesto para tu departamento de ventas determina la liquidez real de tu negocio; su viabilidad financiera; establece lineamientos para ajustar tus niveles de producción y distribución de bienes y servicios para satisfacer las demandas; calcula el potencial de ventas del negocio; y te ayuda a ver las áreas de mejora.

Entonces, Para hacer un presupuesto de ventas realista y exitoso, lo primero que debes hacer es establecer tus objetivos de ventas en números realistas de lo que esperas alcanzar en un período de tiempo determinado.

Seguido, asígnalos en estas partidas para establecer objetivos sensatos, acertados:

  • Ventas a crédito
  • Ventas en efectivo
  • Artículos vendidos
  • Artículos distribuidos/devueltos
  • Ventas al mayor/retail
  • Gastos en Personal de ventas
  • Gastos en Personal de distribución
  • Inventario de compras
  • Gastos generales
  • Gastos de mantenimiento

Luego, procura llenar estos extremos:

  • Haz inventario de todos los productos o servicios que comercializas, desde los más hasta los menos demandados. Este ejercicio te hará establecer prioridades y comprender tus potencialidades y limitaciones financieras.
  • Clasifícalos y mídelos tanto en valor (signo monetario) como en cantidades reales (inventario), y  usando las partidas antes descritas.
  • Calcula su valor tomando en cuenta factores de depreciación; ajustes por inflación y similares.

Otras consideraciones para hacer un proceso de presupuesto que mejore tus ventas

1. Reúnete con tus gerentes y escucha sus impresiones

Aunque sus áreas de interés sean distintas a las ventas, ellos son expertos respecto a las actividades y tareas que se desarrollan en sus dominios. Tu parte consistirá en asignarles valor y proyección económica a cada una de ellas.

Con estos datos, ya comienzas a organizar el proceso de presupuesto a la vez que detectas tu situación real en términos financieros. Y con ambos, puedes establecer estrategias para potenciar las áreas de mejora e inversión.

2. Sueña, pero con los pies en tierra

Sabemos que quieres vender, vender y vender. La ambición de alcanzar los objetivos financieros debe estar alineada con los pronósticos de ventas realistas de tu sector de actividad comercial; y enmarcada dentro de la situación país/región en la que explotas tus servicios.

Es una buena idea revisar los archivos históricos de por lo menos dos (2) períodos financieros anteriores a tu ejercicio fiscal para poder hacer previsiones realistas. Analiza las variaciones y fluctuaciones de tu mercado para aclarar el panorama general que enfrentas.

Tu proceso de presupuesto debe tomar en cuenta hasta los gastos por publicidad y mercadeo para determinar si tus objetivos de negocio son de crecimiento, o lo contrario. Todos estos elementos te ayudan a disipar las dudas y crear metas comerciales realistas.

3. Toma en consideración las variaciones del mercado

Tal como ocurre en los movimientos poblacionales, las ventas sufren altas y bajas dependiendo de las temporadas y sus características. Por ejemplo, si vendes paraguas, tus ventas se incrementarán considerablemente en época de invierno.

En otras palabras, las tendencias cambian dependiendo de factores sociales, ambientales y  económicos que también debes considerar e intentar comprender para sacarles provecho. Organiza un cronograma de promociones; descuentos; liquidaciones; renovaciones de mercancía y de productos que te ayuden a proyectar tu proceso de presupuesto.

4. Conoce a tus clientes

Entre las partidas que mencionamos arriba, se encuentran conceptualizados los gastos por atención al cliente como por distribución de mercancía. En este sentido, suena muy lógico clasificar tus clientes por tipo y asignarles una partida especial para mantenerlos siempre contentos.

La segmentación también debe contemplar los nuevos nichos de clientes que pueden emerger a partir de una propuesta de servicios nueva. Asimismo, toma en cuenta algunas concesiones tales como descuentos en precios y promociones para tus clientes más fieles. Todo en función de mantener todos los aspectos de ventas cubiertos. Y hablando de ello…

5. Implementa una política de precios flexibles

Al momento de iniciar el proceso de presupuesto, nos enfocamos mucho en ese numerito final que queremos alcanzar en ventas al final del período; y para ello, sacamos cuentas y planteamos precios estipulados en función de costos individuales de cara al volumen de ventas; valor de productos y servicios similares ofrecidos por la competencia; variaciones del mercado particular al que pertenece la empresa.

Si bien este proceso es lógico y perfectamente plausible, es incluso mejor añadirle un porcentaje como margen de ganancia para contingencias. Con ellas, podemos maniobrar y plantearnos otras estrategias de mercadeo que también valen la pena.

6. Asigna una partida para la innovación

Finalmente, visto que vivimos en una época de innovación tecnológica constante, siempre debemos tomar en cuenta las consecuencias metodológicas; de infraestructura y de personal que ellas demandan. Igualmente, cada uno de estos aspectos representan un gasto operativo que debemos tomar en consideración.

En esta categoría encontramos:

  • Adquisición de herramientas automatizadas de control de ventas, inventario, etc. Incluso la mejora de la infraestructura física de la empresa para dar cabida a activos y dispositivos para la producción.
  • Contratación de servicios profesionales especializados, actualizaciones, y nuevos puestos de trabajo.
  • Cambio de materias primas y suministros. Aquí también se incluyen precios de traslado.
  • Capital de reserva para contingencias.
  • Rediseño de productos y servicios, medios alternativos de distribución y entrega y expansiones.

Como bien puedes apreciar y tal como lo sostuvimos más arriba, el éxito empresarial raras veces suele ocurrir por carambola. Cubrir todos estos aspectos te ayuda a reforzar y a cristalizar ese sueño que tuviste cuando iniciaste operaciones.

El proceso de presupuesto mejora sustancialmente las ventas de tu empresa porque funciona como herramienta de gestión para medir en números reales el impacto de todas tus operaciones. Si quieres automatizar todos estos tips y procedimientos en un mismo sitio, tenemos tanto las herramientas como el personal perfecto para llevarlo a cabo. Infórmate más aquí.

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